Sådan optimerer du eventkommunikation med automatiserede e-mails

Her er tre typer af automatiserede e-mail-flow, du kan lave før, under og efter et event, der optimerer udbyttet af jeres event i form af flere deltagere og leads.

Forestil dig, at du er til det ugentlige mandagsmøde med virksomhedens marketingteam, salgsteam og direktør. 

Direktør-Henning er frustreret over det alt for lave deltagerantal ved jeres seneste event, og at de få personer, der deltog, ikke modtog en opfølgning.

Direktør Henning

Dette scenarie opstår alt for ofte efter events – uanset om det er et seminar, et webinar eller en konference, der kræver tid og ressourcer at planlægge og eksekvere. For eventplanlæggere bør e-mail-marketing være en integreret del af den overordnede salgsstrategi.

For som du kan læse i vores blogindlæg om e-mail-marketing, er disciplinen langt fra døende. Med automatiserede e-mail-flows kan I opbygge og pleje relationen til jeres eventdeltagere. Vi taler på baggrund af egen erfaring. I Publico bruger vi nemlig selv automatiserede e-mails til at markedsføre vores events og fastholde deltagernes interesse for os efterfølgende. I dette blogpost gennemgår vi tre typer e-mails, du kan benytte dig af for at få mere succes med dit event:

  • Før eventen
  • Efter tilmelding
  • Efter eventen

Før eventen

Eventen er plottet i kalenderen, lokalerne er booket og oplægsholderne er bekræftet. Nu mangler I blot deltagere. En serie af e-mails før eventen er afgørende for, at jeres målgruppe bliver gjort opmærksom på jeres event. Start med at lave en liste over de kontaktpersoner, du ønsker at sende e-mails til. Sammensæt dernæst en serie af e-mails.

 

Serien kunne for eksempel se sådan ud:

  • E-mail 1: Informér om eventen: Hvem henvender eventen sig til? Hvad får deltagerne ud af at deltage? Hvem er oplægsholderne? Og så Gør brug af CTA-knapper og en landing page så læseren hurtigt kan orientere sig mod en eventuel tilmelding.
  • E-mail 2: I denne e-mail er det vigtigt at nudge personen, som du allerede har sendt én e-mail til. Med brug af en automationssoftware som HubSpot eller MailChimp, kan du vælge kun at sende denne e-mail til personer i målgruppen, der ikke har tilmeldt sig. På den måde forstyrrer du ikke dem, som allerede har tilmeldt sig. Gode sproglige formuleringer i e-mailen kan være ”I tilfælde af at du missede vores seneste mail” eller ”Vi afholder denne event. Skynd dig at sikre dig en plads!”.
  • E-mail 3: Anbefalinger om tidligere events eller en præsentation af jeres line-up af oplægsholdere kan understøtte kvaliteten af jeres event. Det kan måske endda omvende dem, som ikke ønsker at deltage eller dem, som er i tvivl om eventens relevans.
  • E-mail 4: Det er nu absolut sidste udkald, hvis tvivlerne skal sikre sig en plads. Understreg det i en e-mail i ugen op til eventen.

Efter tilmelding

Nu kommer vi til en serie af e-mails, du kan sende til deltagerne for at få dem til at engagere sig i eventen og undgå, at de glemmer eventen. Du kan uddybe programmet eller løfte sløret for eventuelle præmier, så deltagerne har nemmere ved at forpligte sig.

Serien kunne for eksempel se sådan ud:  

  • E-mail 1: Send en bekræftelsesmail med beskrivelse af program, parkering og indtjekningsforhold. Du kan også opfordre de tilmeldte til at besøge virksomhedens blog eller downloade den seneste e-bog om temaet for jeres event.
  • E-mail 2: Send en reminder til de tilmeldte. Mind dem om, at eventet nærmer sig med hastige skridt. Gør det muligt for de tilmeldte at dele begivenheden på sociale medier, og bed deltagerne om at dele eventen i deres netværk. Du kan udsende informationer om jeres event, og som en ekstra servicemeddelelse dele lokale rejsetips med de tilmeldte, hvis de skulle ske at opholde sig i byen i længere tid i forbindelse med eventen.
  • E-mail 3: Dette er den sidste e-mail, som du sender en uge eller dagen før eventen. Fortæl, at I glæder jer til at se deltageren. Det vil være en god idé at gentage, hvor og hvornår eventen afholdes, i tilfælde af at de skulle have glemt det.


Efter eventen

Så er eventen er veloverstået, men det er ikke ensbetydende med, at du skal indstille kommunikationen til deltagerne. Forhåbentligt var de så ellevilde med jeres event, at I har fået brandvarme leads på krogen. Med e-mails efter eventen har du mulighed for at få de potentielle nye kunder til at engagere sig yderligere i jeres virksomhed – og måske føre et salg i mål.

I denne fase kan en serie af e-mails omfatte:

  • E-mail 1: Send en automatiseret e-mail til alle, der har deltaget i eventen med beskeden: ”Tak for deltagelsen. Vi håber, du fik noget ud af vores event”. Inkludér et link til relevant præsentations- eller videomateriale. Er du nysgerrig efter deltagernes feedback, kan du udsende en evaluering. På den måde har I også mulighed for at optimere fremtidige events.
  • E-mail 2: Link til blogindlæg, som fremhæver de vigtigste pointer eller læringer fra eventen.
  • E-mail 3: Giv deltagerne mulighed for at downloade eksklusivt indhold såsom en tjekliste eller en e-bog, der afdækker eventtemaet. Vis, at jeres virksomhed er thought leader i jeres branche ved fx at tilbyde guides, brancheanalyser eller kurser.
  • E-mail 4: Tilbyd deltageren en personlig opfølgningssamtale med en af jeres medarbejdere,

 

Nu er du forhåbentligt blevet klogere på, hvordan mail-flow kan styrke jeres eventkommunikation.

På næste mandagsmøde kan du fortælle Direktør-Henning, at du har løsningen på, hvordan I fremover øger deltagerantallet og plejer relationen til deltagerne. Ved at spore, måle og analysere e-mails fra jeres events, vil du erfare, hvad der virker, og hvad der ikke virker – og på den måde komme nærmere en standardisering af jeres mail-flows.

Læs mere: 5 ideer til marketing automation flows

Læs mere: Disse fejl skal du undgå i din B2B e-mail marketing

Læs mere: Inspiration til B2B e-mail marketing fra journalistens værktøjskasse

 

God fornøjelse!

Kunne du tænke dig at vide mere om e-mail marketing? Så hent e-bogen herunder.

7 måder, hvorpå e-mail-marketing får din forretning til at vokse.

Vil du vide mere om e-mail marketing og hvorfor du skal prioritere det i din virksomhed, så hent e-bogen.

Hent guide til e-mail marketing

e-bog_email_marketing