Sådan undgår du, at  kommunikationsstrategien bliver en skuffe-strategi

Din afdeling har brugt tre måneder, en workshop i et konferencelokale med 90’er-indretning og et utal af møder med skriblerier på farverige postits. Og nu er den nye kommunikationsstrategi endelig på plads. Nu skal den ud at leve i organisationen.

Så melder hverdagen sig. Der skal laves LinkedIn-opdatering om jeres nye tingest/dingenot/dimsedut eller whatever-produkt. Der skal skrives et portræt af jeres CEO i forbindelse med 20-års jubilæet. Der skal filmes medarbejdervideoer. Og alt det andet. Og så ryger ender det fine strategidokument i nederste skuffe – og bliver der.

I dette blogindlæg giver vi en kur mod nederste skuffe. Mange virksomheder bøvler nemlig med at få forankret og levendegjort k-strategien hos medarbejderne, fordi de har travlt med driften. For at lykkes med k-strategien, er det vigtigt med papyrus-fin planlægning, excellent eksekvering og omhyggelig opfølgning.

Her er vores forslag til handlinger, der kan få jeres kommunikations- eller marketingstrategi ud at leve i organisationen.

 #1: Print strategien og hæng den op i afdelingen

Ved at hænge strategien op i afdelingen kan I løbende følge med i, hvor indsatsen lykkes – og hvor det halter. Det er en måde at sikre fremdrift, så strategi ikke bare er noget, I har oppe at vende ved årsskiftet.

Undgå at blive ligesom dem, der skyder året i gang med nytårsforsætter om at leve mere sundt. De okser løs på crosstraineren nede i fitnesscentret, spiser kål og kaloriefattigt - lige indtil det bliver marts, hvor Mars-baren ryger i indkøbskurven og fitness-medlemskortet graver sig længere og længere ned i sportstasken.

Tænk langsigtet og betragt k-strategien som et træningsprogram, der skal holde jer skarpe og fitte på kommunikationsindsatserne året igennem. Jeres kommunikationsstrategi behøver ikke lide en stille død på c-drevet, bare fordi I har driftsopgaver at fokusere på, men det kræver vedholdenhed og rygrad at holde fast i de gode k-strategi-vaner.

Læs her, hvordan du bygger din k-strategi ud fra otte trin.

 #2: Få strategien forankret i organisationen

Forandringer i en organisation bliver typisk modtaget af medarbejderne, som når FCK tager imod Brøndby i Parken: køligt og kritisk. Derfor er det vigtigt, at du samler de rigtige folk omkring k-strategien, så alle køber ind på den, forstår dens omfang og trækker i samme retning.

Involvering af interne interessenter er essentiel for at få strategien forankret. Overvej derfor nøje, hvilke personer der skal involveres for, at jeres k-strategi kan få vinger. Spoiler: det sker ikke ved at hælde Redbull på strategidokumentet. Det er mennesker, der skal drive k-strategien fremad.

For at få k-strategien til at blive et levende og dynamisk arbejdsredskab er det nødvendigt at præcisere, hvem i organisationen der har ansvar for at arbejde med de enkelte dele af strategien. Et samarbejde på tværs af afdelinger kan være nødvendigt, fx mellem HR, kommunikation og marketing.

Hvis I laver nogle øvelser og arbejder med konkrete must-win battles i strategien, er der større chance for, at medarbejderne rent faktisk tager ejerskab på deres ansvarsområde og bruger strategien i praksis. En god idé kan være løbende at tage k-strategien op i plenum på jeres afdelings- eller redaktionsmøder, så I sammen kan holde hinanden op på at sikre fremdrift – og holde fokus på de aktiviteter, der skal til for at nå de mål, I har sat.

 #3: Husk organisering, ressourcer og kompetencer

For at komme i mål med strategien er det vigtigt, at I har mandskabet, ressourcerne og kompetencerne til at kunne løfte opgaverne.

Afhængig af den valgte strategi, kan der være brug for, at I investerer i et nyt marketing automation-system, etablerer et nyhedsbrev, rekrutterer en ny grafiker, finder en bureaupartner til PR-aktiviteterne eller får medarbejderne på kursus i inbound marketing.

Derfor kan det også være en god idé at notere i strategidokumentet, om I har medregnet særlige præmisser for at gennemføre de valgte aktiviteter. Hvis jeres mål om at skabe 300 nye leads til salgsafdelingen står og falder med, at I får implementeret et nyt CRM, er det vigtigt at gøre det synligt.

Læs også: Kommunikationsstrategi: Fra forretningsmål til klare kommunikationsmål

 #4: Omsæt strategien til konkrete handleplaner

Handlingsplaner er rigtig gode, når strategien skal føres ud i livet, da de bygger bro mellem det strategiske og operationelle niveau. Planerne giver en mere detaljeret udfoldelse af de nøgleaktiviteter, der er beskrevet i k-strategien.

Her er et eksempel på, hvordan du kan bryde kommunikationsmålene ned i konkrete nøgleaktiviteter, som der efterfølgende skal laves konkrete handleplaner for:

Handleplanerne skal beskrive de konkrete steps, der ligger i at komme godt i gang med den pågældende nøgleaktivitet, skitsere en plan for processen, give et bud på, hvilke opgaver I selv kan løbe med og hvad I skal outsource til eksterne kræfter samt estimere udgifterne. De skal svare på: hvad der skal gøres, hvornår det skal gøres, hvordan det skal gøres, hvor det skal gøres, hvem, der skal gøre det, og hvor mange penge, der skal bruges.

Kommunikations- eller marketingstrategien er så at sige fundamentet for de øvrige handleplaner for projekter i kommunikationsafdelingen. Fx handleplanen for jeres blog, PR-planen, employer branding-planen, SoMe-planen og planen for projekt x, y og z.

Mangler du en skabelon til din content-plan? Så hent den her.

 #5: Genbesøg k-strategien og evaluér

Bare fordi en strategi står sort på hvidt, behøver den ikke være hugget i sten. Faktisk er det meget sjældent en god idé med en statisk strategi. Jeres k-strategi skal kunne tilpasses løbende, så den tager højde for potentielle overraskelser eller ændringer i markedet, interne omlægninger og så videre. De erfaringer, I gør jer i forbindelse med nøgleaktiviteterne, kan I bruge til at finture jeres operationelle planlægning.

Der følger et vedholdende arbejde med at følge op på strategien og reviewe den for at se, om den performer i den virkelige verden.

Hvor skal din strategi ende?

Nu har vi givet et par bud på, hvordan du undgår, at k-strategien ender i skuffen – og i stedet får den ud at leve. Kører du alligevel fast, så kontakt os, eller hop over på vores side om kommunikationsstrategi – her er der mere inspiration at hente.