Guide til årshjul for B2B-virksomheder

Mangler du en hjælpende hånd til at få overblik over din virksomheds mange aktiviteter, bør du overveje at implementere et årshjul, der i det lange løb både kan skabe struktur og frigive tid.

Vi kender det alle sammen. Ferien er slut, og det er (igen) tid til at danne sig det store, forkromede overblik og planlægge, udtænke og uddelegere den store masterplan for det kommende halv- eller helår. Men hver gang du sætter dig til tasterne for at nedfælde dine guldkorn, popper der en e-mail, et telefonopkald eller en kollega op, som tager tiden fra dine ellers fede idéer og tanker.

Kuren mod afbrydelser har vi desværre ikke opfundet, men til gengæld har vi et redskab, der kan lette planlægningsarbejdet og frigive tid til andre opgaver.

Et velsmurt årshjul

Begrebet ’årshjul’ er du måske stødt på før. Enten i din egen virksomhed, hvor årshjulet bruges til at holde styr på SoMe-opslag og kampagner eller hos det lokale supermarked, der år efter år fejrer fødselsdag, Black Friday eller Single’s Day med en vifte af knaldtilbud (no pun intended).

Men faktisk er et årshjul ikke kun til gavn for B2C-virksomheder.

Et årshjul kan i B2B-virksomheden også bruges som et glimrende værktøj til at visualisere virksomhedens aktiviteter både internt og eksternt og gøre det overskueligt, hvilke opgaver der er forbundet til hver aktivitet. Nogle aktiviteter vil gå igen hvert år, såsom (halvårs)regnskaber, afrapportering og bestyrelsesmøder, mens andre vil være af mere varierende karakter som messer, produktlanceringer og jubilæer.

Pointen er dog, at jo mere udførligt og præcist, du kan udfylde dit årshjul med både faste og fleksible aktiviteter og tilhørende arbejdsopgaver, jo nemmere bliver det at allokere tid og ressourcer. På den måde sikrer du, at årshjulet kører som smurt, uanset om der er højsæson i biksen eller lavt blus og strandvejrsstemning.

Kom i gang med dit eget årshjul

Nu tænker du forhåbentlig; ’fedt, hvor får jeg fingrene i sådan et årshjul?’. Men inden du kaster dig hovedkulds ud i det helt store planlægningseventyr, kommer her et par ting, du bør overveje:

Strategi: Dit årshjul bør altid tage afsæt i jeres forretnings- og/eller kommunikationsstrategi, så værktøjet på bedste vis understøtter jeres mål, ambitioner og ressourcer. Hvis du endnu ikke har en kommunikations-, SoMe- eller marketingstrategi, vil vi til hver en tid anbefale, at det bliver første punkt på to-do-listen.

Læs blogindlægget: 8 trin: Sådan bygger du din næste kommunikationsstrategi

Format: Selvom navnet ’årshjul’ lægger op til en cirkulær model fordelt i måneder, uger og måske dage, er det ikke sikkert, dette er det rette for din virksomhed. Et overskueligt excel-ark, et whiteboard med flytbare post-its, en liste i word eller noget helt fjerde kan også være vejen frem. Det vigtigste er, at årshjulet er overskueligt og forståeligt for dem, der skal bruge det i praksis.

Indhold: Når formatet er på plads, er det tid til at kigge på, hvad der skal fyldes ind i årshjulet. Du skal altså i bedste X-Factor-stil beslutte, hvad der klarer cuttet og har fortjent en plads i jeres valgte model. Skal det holdes på et overordnet strategisk niveau, eller er Kamillas fødselsdag også berettiget til en plads? Når de store linjer er på plads, kan du begynde at udfolde de tilhørende opgaver og planlægge, hvornår og hvem der har teten.

Detaljegrad: Og det fører os til fjerde punkt, for uanset om Kamillas fødselsdag skal med eller ej, så har hver af jeres aktiviteter en række afledte opgaver, og her er det op til behov og temperament at vurdere, hvor fyldestgørende jeres årshjul skal være. Du kan med fordel inkludere følgende:

• En klar opgavebeskrivelse. Eksempelvis ’Forbered slides om budgetåret 22/23 til bestyrelsesmøde’.
• Den ansvarlige medarbejder for opgaven
• De(n) eksekverende medarbejder(e) på opgaven
• Format for opgaven – er det fire linjers webtekst eller tre færdigproducerede roll-ups?
• Deadline

Herefter er det bare med at fylde på, så det passer jeres behov og årscyklus.

Læs også: Sådan kan vi hjælpe dig med en kommunikationsstrategi for din virksomhed.