10 uundværlige Excel-tips til dig    – i lækre gif'er!

Værsgo' –10 Excel-tips, enhver marketing-type bør kende

For nemhedens skyld har vi taget udgangspunkt i data fra Game of Thrones familierne.

OBS: Vi har taget udgangspunkt i en dansk version af Windows med Excel 2016:

 

1. Tilpas cellernes bredde til indholdet

Vi lægger ud med et tip i den bløde ende. Du har sikkert oplevet, at kolonnebredden (kolonner er de lodrette linjer i regnearket) ikke passer til indholdet i dine celler. Måske sidder du møjsommeligt og trækker i kolonnerne, så de hele tiden passer med det længste ord eller tal i cellerne. I så fald er der en meget nemmere løsning: Før markøren op på højre side af den kolonne, du ønsker at tilpasse (i det øverste bånd med bogstaverne). Når markøren ændrer sig til en dobbeltpil, dobbeltklikker du. Vupti. Nu har kolonnen tilpasset sig den bredeste celle.

Vil du gerne tilpasse flere kolonner på samme tid? Nemt. Den eneste forskel er, at du skal huske at markere alle de kolonner, du ønsker at tilpasse. Derefter fører du markøren hen på højre side af en af de markerede kolonner og dobbeltklikker.

 

 

2. Tilføj mere end én række eller kolonne

Når du arbejder i Excel vil du fra tid til anden have behov for at indsætte en ekstra række (eller kolonne) midt i dit regneark. Men ved du, hvordan du nemt tilføjer flere rækker uden at gentage den samme kommando 117 gange?

Markér det antal rækker (eller kolonner), du ønsker at indsætte. Højreklik, og vælge ”Indsæt”, hvorefter de nye, tomme rækker automatisk indsættes over den øverste af de celler, du markerede. I eksemplet herunder tilføjer vi først en og dernæst fem ekstra rækker midt i vores kontaktliste:

 

3. Frys øverste række

Det kan være vanskeligt at overskue et regneark med store datamængder, som tilsyneladende fortsætter i et uendeligt scroll-helvede. Når du befinder dig i række 723 af din kontaktliste, er det ikke nemt at huske, hvad kolonnenavnene helt i toppen er. Og i stedet for konstant at skulle konsultere den øverste del af regnearket er der en simpel løsning.

I værktøjslinjen vælger du Vis -> Frys ruder -> Frys øverste række. Herefter vil den øverste række i dit regneark forblive uændret, når du scroller ned igennem dine rækker.

 

4. Fjern dubletter

Hvis du har prøvet at kombinere data fra flere kilder i et samlet regneark, ved du, at det kan medføre udfordringer med dobbeltkonfekt. Måske har du fusioneret flere kontaktlister til én samlet fil, og de samme personer optræder nu flere gange i dine data. Løsningen på det problem hedder ”Fjern dubletter”.

Markér først en celle og vælg derefter Data -> Fjern dubletter i værktøjslinjen. Nu får du muligheden for at vælge, hvilken kolonne du ønsker at rydde op i. Vil du fjerne alle identiske e-mailadresser, så du ikke risikerer dobbeltudsendelser? Eller er det mere oplagt at komme af med dublet-kontakter fra samme virksomhed (som i eksemplet herunder)? Det er op til dig.

I eksemplet har vi valgt at gennemføre dublet-oprydningen med en såkaldt ”udvidet markering”. Oversat til dansk betyder det, at Excel fjerner alle data vandret ud for de dubletværdier, der identificeres i din valgte kolonne.  

 

5. Fortsæt en serie automatisk

Nej, selvom overskriften kunne antyde det, handler dette tip ikke om auto-play-funktionen på Netflix. Desværre. I stedet vil vi gerne vise dig en Excel-genvej, der kan spare dig tid (som du jo så kan bruge i selskab med din yndlings tv-serie). Excel er et relativt intelligent program, der blandt andet kan gennemskue mønstre. Og de evner kan du udnytte til din fordel.

Lad os lege med tanken om, at du har prioriteret en top 100 over de flinkeste kunder i første halvdel af 2017. Du har rangeret kunderne, og nu vil du gerne lave en kolonne med deres numeriske placering fra 1 til 100.  Indtast ”1” i den første række og ”2” i den næste. Marker de to celler og placér markøren i nederste højre hjørne af cellen med 2-tallet. Her dobbeltklikker du i hjørnet, hvilket får talrækken til automatisk at fortsætte til nederste række på din liste. Alternativt kan du – som i eksemplet herunder – vælge at trække i hjørnet af markeringen med musen:

Excel kan altså genkende, når du indtaster en simpel række af tal. Men der stopper genialiteterne ikke. Excel kan også gennemskue for eksempel månedernes eller ugedagenes rækkefølge. Prøv selv at erstatte ”1” med ”januar” og ”2” med ”februar” i eksemplet ovenfor.

Har du brug for, at Excel gentager en bestemt rækkefølge flere gange? Nu indtaster du din serie – eksempelvis ”januar”, ”februar” og ”marts” – og gentager den i cellerne nedenfor. Markér alle cellerne og træk i nederste højre hjørne af den nederste celle. Nu gentager Excel mønstret januar-februar-marts igen og igen. Genialt!

 

6. Opdel tekst i kolonner

Hvad gør du, når du har flere informationer i én kolonne af dit regneark, som du gerne vil splitte op i to eller flere kolonner? Det kunne være jeres nyhedsbrevsmodtageres fulde navne, som du gerne vil opdele i for- og efternavne. Eller en kvalitativ besvarelse fra jeres kundeundersøgelse, som du gerne vil opdele i enkeltord.

I stedet for at klippe ord ét efter ét fra en kolonne til en anden, kan du klare processen med få klik – uanset længden på dit regneark. Vælg først den kolonne, du vil opdele. Klik derefter på ”Data” i menulinjen og vælg ”Tekst til kolonner”. Nu beder Excel dig om at vælge, hvordan dine data skal opdeles. Her klikker du på ”Afgrænset”. Det tillader dig at vælge, hvilke tegn (”afgrænsere”), der lige nu adskiller de data, du ønsker at opdele. Det kan for eksempel være kommaer, semikoloner, punktummer – eller mellemrum som i eksemplet nedenfor.

Når du har valgt den rette afgrænser, viser Excel dig med det samme et lille preview af, hvordan dine data bliver opdelt. Hvis det ser rigtigt ud, trykker du ”Udfør”, og manøvren er fuldendt. Bemærk dog, at du kan støde på fejlmeddelelsen ”Der findes allerede data her. Vil du erstatte dem?”. Det skyldes, at Excel automatisk indsætter de opdelte data i kolonnerne til højre for den, du oprindeligt valgte at opdele. Hvis de kolonner ikke er tomme, skal du vælge, om de skal erstattes med det nye indhold.

 

7. Saml indholdet fra flere kolonner i én

Nu til et tip, der i bund og grund har det omvendte formål i forhold til punkt 6: Du har informationer opdelt på flere kolonner i dit Excel-ark, som du gerne vil have samlet i én kolonne. Det kunne denne gang fx være dine kunders for- og efternavne, der skal kombineres til fulde navne (”Jens” og ”Jensen” bliver til ”Jens Jensen”).

Start med at vælge en tom celle det sted, hvor du vil kombinere dine data (fx C2). Indtast derefter et lighedstegn (=) og klik på den første celle, som du ønsker at kombinere (fx A2). Nu har du fortalt Excel, at du vil lave en formel, og at den første del af formlen er fornavnet i A2. Derefter indtaster du et &-tegn, som betyder, at du kombinerer indholdet af A2 med noget andet. Men inden vi kommer til efternavnet i celle B2, skal vi have indsat et mellemrum, så navnene ikke smeltes sammen i ubrugelige ”JensJensen”. Det gøres simpelt ved at tilføje to anførselstegn adskilt af et mellemrum til din formel. Tilføj til sidst et &-tegn og klik på celle B2.

Formlen bliver: =A2&” ”&B2.

Som du kan se i eksemplet herover – og som du lærte i guidens punkt 5 – er det ganske nemt at få Excel til at lave den samme formel for resten af kolonnen. Alt, du skal gøre, er at dobbeltklikke i det nederste højre hjørne af cellen med din formel. Bum.

 

8. Gør dine data overskuelige med tabel-funktionen

Måske er du allerede en rutineret tabel-bruger. I så fald kan du bare passere gaden. Hvis ikke, får du her en opfordring til at bruge Excels tabel-funktion. Det gør du helt simpelt ved at markere en af cellerne med din data i og derefter vælge Indsæt -> Tabel i værktøjslinjen. Husk at give dine kolonner overskrifter på forhånd.

Hvorfor bruge tabelfunktionen? Først og fremmest formaterer den dine rækker med forskellige farver, hvilket giver et fint overblik. Men det væsentligste argument for at bruge funktionen er, at du nu kan sortere eller filtrere indholdet af cellerne via de små pile i tabellens øverste række.

 

9. Sortér dine data med udsnitsværktøjet

Dette tip er til dig, der er klar til det store kørekort i tabel-filtrering (og hvem er ikke det?). Lad os antage, at du – ved at følge råd nummer 8 herover – har indsat en tabel i dit regneark. Det kan for eksempel være en medieliste med danske journalister fordelt på mediehuse, medietyper og lignende. Nu vil du gerne gøre det nemt for dine kolleger at udvælge journalister fra specifikke medietyper.

Markér en celle i tabellen og vælg Indsæt -> Udsnitsværktøj i værktøjslinjen. Excel beder dig nu vælge, hvilken kolonne, du vil sortere på. Når du har sat flueben i din valgte kolonne, vil en lille menu nu optræde til højre for din tabel. I menuen (eller ”udsnitsværktøjet” på excelsk) vil alle forskellige elementer fra den valgte kolonne – i dit tilfælde medietyper – være repræsenteret. Nu kan du nemt filtrere tabellen ved at klikke på knapperne i menuen. Ønsker du at vælge flere knapper på samme tid, holder du bare Ctrl nede, mens du klikker.

Du kan sagtens indsætte flere udsnitsværktøjer for den samme tabel.  Følg trinene ovenfor, og udskift blot den kolonne, du vil sortere på.

 

10. Funktionen TÆL.HVIS

I Excel kan du bruge et hav af formler (eller funktioner) til at automatisere nogle af de opgaver, der ellers ville tage evigheder at klare manuelt. Et eksempel kunne være, at du gerne vil opgøre, hvor mange gange en bestemt virksomhed optræder på din kontaktliste. Her er formlen TÆL.HVIS (på engelsk: COUNTIF) en genial hjælp.

I regnearket med din kontaktliste vælger du en tom kolonne, hvor du indtaster navnet eller navnene på de virksomheder, du gerne vil søge efter. I en ny kolonne – for eksempel til højre for listen med virksomheder –indtaster du formlen ”=TÆL.HVIS”. Så markerer du med musen det område, hvor du ønsker at søge efter virksomhedsnavne efterfulgt af et semikolon. Derefter fortæller du Excel, hvilket ord, du gerne vil lede efter – altså virksomhedsnavnet i kolonnen til venstre. Lav en slutparentes og tryk Enter.

Formlen giver dig nu et helt konkret tal på, hvor mange gange det specifikke virksomhedsnavn optræder på din kontaktlist (husk, at denne metode selvfølgelig ikke tager højde for stavefejl og lignende). I eksemplet herunder kopieres formlen automatisk til hele listen af virksomheder. Læs denne listes råd nummer 5, hvis du er i tvivl om, hvordan du gør det.

 

Brænder du inde med Excel-udfordringer, som ikke er på listen? Forklar problemet i en mail til Kristian – så lover han at kigge på det.